Стаття створена в результаті оголошення запуску нової програми “Бюджетування та управління економікою в будівництві”, за організації Школи управління будівельними проектами PRO PM.
Авторка статті – Наталія Дерен, власниця будівельної компанії, методологиня й викладачка курсу з бюджетування і управління економікою будівельних проектів в бізнес-школі PRO PM Construction.
Бюджетування – мрія власника та кошмарний сон проджект менеджера. Чому? Що робити?
БУДЕ – Бюджетуй Управляй Досягай Ефективності.Школа управління будівельними проєктами PRO PM Construction оголошує набір на нову програму “БУДЕ. Програма з впровадження бюджетування та управління економікою в будівництві”.
В цій статті ми не будемо розмовляти про необхідність бюджетування в управлінні бізнесом. Для більшості СЕО бізнесів – це очевидні речі.
Але, якщо наявність бюджетування – це необхідність для бізнесу, чому лише 3-5% бізнесів в Україні дійсно користуються цим як робочим інструментом?
Що таке бюджетування в уяві СЕО?
1. Це актуальний Дашборд з інформацією про бажані фінансові показники бізнесу, фактичні фінансові показники, відсоток досягнення бажаних результатів, відхилення та висвітлення факторів, що викликають дане відхилення. Це відповідь на питання: “Що я хотів? Що я маю? Який відсоток виконання цілей? Які відхилення та чому вони виникли?”
2. Це прогнозний план руху грошових коштів. Він дає відповідь на питання: “Чи достатньо мені коштів для нормального функціонування бізнесу і реалізації запланованих проєктів із запланованими результатами в кожен окремий період часу? Скільки грошей винні мені та коли я їх отримаю? Скільки грошей я винен та коли я маю їх заплатити?”
3. Це план-факт реалізації портфелю проєктів по строкам. І такий Дашборд має надавати відповіді: “Коли і що має бути реалізоване в будівництві, у виробництві, в поставках? Де ми знаходимося зараз в проєктах? Що встигаємо, що – ні і чому – ні? Скільки обсягів та часу у нас залишилося до завершення кожного з проєктів?”
Якщо більшість СЕО про це мріють, то чому цієї мрії так важко досягти?
Тут є три глобальні чинники.
1. Перший – відсутність навичок та знань для формування дашбордів з цільовими показниками.
Багато хто з нас не може визначити, за допомогою яких саме показників ми бажаємо вимірювати досягнення цілей компанії. Ще важче сформувати їх в зрозумілі Дашборди. І, звичайно ж, важко візуалізувати дані Дашборди за допомогою сучасних діджитал-інструментів: Power BI, PivotTable, Google tables, Дашборди різних ERP систем тощо.
Що в даній ситуації робити?
🔸 Найняти спеціалістів, які допоможуть вам визначити необхідні KPI та сформувати цільові Дашборди;
🔸 Навчитися це роботи внутрішніми спеціалістами компанії за допомогою різних навчальних матеріалів, курсів, тренінгів тощо.
Якщо ж ви пройшли перший квест і таки сформулювали основні показники, за допомогою яких ви будете вимірювати досягнення цілей компанії; якщо ви згрупували ці показники в зрозумілі та естетично привабливі Дашборди, – ви безперечно чемпіони!)
Але серед вас лише одиниці пройдуть наступний квест → отримають фактичні дані та зможуть провести план-фактний аналіз.
2. Отже, друга глобальна причина “чому бюджетування вмирає на стадії планових показників” – це відсутність інструментів та процедур для збору актуальних фактичних даних і передачі їх в сформовані раніше Дашборди СЕО.
Чому це важко реалізувати?
Тому що як раз тут і виникає кошмарний сон менеджера проєкта. Йому, менеджеру, не зрозуміло:
⁃ які саме фактичні дані потрібно надавати;
⁃ хто саме має надавати ці дані;
⁃ коли саме мають бути надані ці дані;
⁃ в якій формі надавати ці дані;
⁃ де брати ці фактичні дані;
⁃ з якою точністю надавати фактичні дані.
Якщо ви сформуєте чіткі, зрозумілі відповіді на ці питання, та доведете їх до відповідальних менеджерів, є великий шанс на перемогу у цьому бюджетному квесті. Ви зможете отримувати фактичні дані до ваших цільових KPI.
Тут дуже важливо не ускладнювати. Не створювати процес заради процесу. Мають бути прості та зрозумілі дії тих, хто забезпечує надання фактичних даних. Мають бути легкі діджитал-інструменти. Менеджери мають відчувати, що процес збору фактичних даних по проєкту дійсно допомагає їм та компанії досягнути кращих результатів і оптимізувати діяльність.
3. Але є ще один негативний чинник, який може зруйнувати такий бажаний процес бюджетування навіть на цьому, майже заключному етапі.
І це проведення план-фактного аналізу та надання зворотного зв’язку. А вірніше – його не проведення.
Тобто, є план, є факт. А план-фактного аналізу немає! Чому?
Банально – не вистачає часу на аналіз у осіб, що приймають рішення.
Відповідно – немає коректних рішень, що ґрунтуються на фактах та аналізі, немає зворотного зв’язку на покращення ситуації. Є лише констатація факту про стан проєкту, про стан бізнесу колись потім, згодом, коли вже пізно приймати важливі рішення та коригувати дії. І ще важливий фактор: відсутність інтересу СЕО та інших керівників до результатів праці менеджерів, що надають фактичні дані, призводить до повної демотивації цих відповідальних осіб. Саме тому, навіть на цій фінальній стадії, такий омріяний процес бюджетування може померти.
Ми, СЕО, маємо аналізувати дані на своїх дашбордах. Маємо приймати вчасні управлінські рішення, що ґрунтуються на перевірених фактичних даних, на аналізі відхилень та на прогнозах. Маємо надавати зворотний зв’язок своїй команді і постійно покращувати як результати, так і процеси.
Це не надто складні кроки для реального впровадження бюджетування в ваших компаніях. “Just do it”, – сказав колись Nike.
І мрія власника та СЕО стане необхідною і корисною реальністю, а не кошмарним сном менеджера.
Приходьте на онлайн навчання БУДЕ та позбувайтеся цих трьох глобальних помилок.
