Стаття створена в результаті оголошення запуску нової програми “Бюджетування та управління економікою в будівництві”, за організації Школи управління будівельними проектами PRO PM.
Авторка статті – Наталія Дерен, власниця будівельної компанії, методологиня й викладачка курсу з бюджетування і управління економікою будівельних проектів в бізнес-школі PRO PM Construction.
📈 Цілі, KPI та бюджетування в будівництві
БУДЕ – Бюджетуй Управляй Досягай Ефективності.Школа управління будівельними проєктами PRO PM Construction оголошує набір на нову програму “БУДЕ. Програма з впровадження бюджетування та управління економікою в будівництві”.
Давайте напочатку домовимося, що означає ця магічна абрівіатура – KPI або KPIs.
KPIs розшифровується як – Key performance indicators – Ключові показники продуктивності/виконання/діяльності. Дехто інтерпретує це як “Ключові показники ефективності”. Мені найбільше імпонує переклад – Ключові показники результативності. Тобто це показники, які дозволяють вимірювати досягнення результатів.
А що є бажаним результатом для будь-якого бізнесу, в тому числі для будівельного? – Це досягнення цілей. Отже, KPI дозволять вимірювати досягнення цілей бізнесу. А це означає, що цілі треба сформулювати та оцифрувати для того, щоб в подальшій діяльності можна було вимірювати їх досягнення.
І тут постає три важливих задачі для багатьох бізнесів:
-
- Як сформулювати цілі?
- Як оцифрувати такі цілі?
- Як вимірювати їх досягнення?
Як сформулювати цілі бізнесу?
Багато хто думає, що Ціль – це те, чого я хочу. Але це зовсім не так. “Те, чого я хочу” – це бажання. А ціль бізнесу – це спроектований майбутній стан бізнесу, який можливо досягнути доступними нам ресурсами, і в якому наші бажання будуть досягнуті.
Основні умови для формування цілі:
А) Спроектувати майбутній стан бізнесу/проєкту/напрямку – тобто описати в зрозумілих нам параметрах, цифрах. І тут ми вже отримаємо перші основні KPI бізнесу. Такі як: дохід компанії за рік, кількість проєктів за рік, кількість співробітників, чистий прибуток за рік тощо.
Б) Досягнення спроектованого майбутнього стану є можливим, бо лише можливі для досягнення цілі мотивують і надають енергію для досягнення.
В) Необхідні ресурси є доступними. Це пов’язано з можливістю досягнення, але потребує більш детальної оцінки та аналізу. І тут у нас знову з’являються цільові KPI, що допомагають зробити оцінку необхідних ресурсів для досягнення цілі.
Г) Бажання досягнуті. Це дуже важливо тримати в фокусі уваги. Щоб цілі не управляли нашими бажаннями, а допомагали нам досягнути бажаного.
Цілепокладання та досягнення цілей – це технологія, зі своїми інструментами та важливими навичками. Це окрема тема для окремої статті. І окрема тема для вивчення. Але головне, що хочеться підкреслити саме тут, в зв’язці з KPI – спочатку ціль, потім її оцифровка, потім KPI, який дозволяє нам визначати ступінь досягнення цілі.
Як оцифрувати цілі бізнесу?
Давайте розглянемо вищеописане на прикладі. Та подивимося, яким чином ми можемо поставити та оцифрувати цілі бізнесу, а отже отримати цільові показники KPI.
Будь-який бізнесмен бажає, щоб його бізнес створював прибуток, достатній для покриття особистих потреб та для забезпечення функціонування та розвитку бізнесу. Це його бажання.
Як ми вже казали, ціль бізнесу – спроектований майбутній стан, досяжний, що задовольняє бажання бізнесмена та забезпечений необхідними ресурсами.
Надамо приклад оцифрування цілей бізнесу на рік:
Виконання будівельних проєктів в 2024 році на суму 20 млн дол. США, не більше 7 проєктів одночасно, з середньою валовою рентабельністю 10%, що забезпечує 2 млн дол. валового прибутку в 2024 році. Дані проєкти мають бути виконані наявною командою компанії, без необхідності збільшувати постійні витрати компанії в 2024 році.
Отже, ми поставили деякі (далеко не всі необхідні) цілі компанії на 2024 рік і оцифрували їх наступним чином:
- Дохід в 2024 році – 20 млн дол. США;
- Кількість проєктів за рік – 7;
- Валова рентабельність портфелю проєктів 2024 – 10%;
- Валовий прибуток портфелю проєктів 2024 – 2 млн дол. США;
- Постійні витрати компанії в 2024 році зберігаються на рівні 2023 року – 600 тис дол. на рік/ 50 тис дол. на місяць.
Насправді, ці цифри вже є плановими KPI компанії верхнього рівня. KPI з групи продажів, з групи прибутковості та з групи контролю витрат.
Ось ми вже маємо оціфровані цілі бізнесу на рік, і перед нами постає наступне питання: “Як вимірювати досягнення сформованих цілей бізнесу?”
Тут знову згадуємо показники KPI, основна мета яких – вимірювання прогресу в досягненні цілей бізнесу.
Вимірювання прогресу означає, що ми повинні відслідковувати протягом діяльності підприємства цільові показники, їх фактичні досягнення в періоді (наприклад щомісячно) та темп прогресу досягнення цих показників. Виконуємо ми заплановане в бізнес-діяльності вчасно, з випередженням, с запізненням? В якому напрямку взагалі ми рухаємося? За планом, відповідно до сформованої цільової ситуації чи десь звернули не туди?
А як дізнатися, що ти на оптимальному шляху до своєї цілі? Адже, з пункту А в пункт Б завжди можна прийти декількома шляхами. І нам в бізнесі завжди потрібен оптимальний шлях – шлях, побудований за допомогою найефективнішого розподілу ресурсів та з врахуванням ризиків.
Цим шляхом є планування. А нам потрібен саме оцифрований план у часі, тобто – бюджет.
Отже, бюджет – це найоптимальніший шлях досягнення цілі бізнесу.
А ще, саме в бюджеті ми плануємо проміжні показники – проміжні KPI до наших головних KPI компанії.
Я завжди в такому випадку наводжу приклад з навігатором. Якщо ми їдемо з Києва у Львів, ми розуміємо, що можемо доїхати на автомобілі за 6 годин. Ми маємо через 1,3 години проїхати Житомир, наш перший важливий проміжний пункт на шляху до цілі, а через 3,5 години маємо проїхати через Рівне – наш другий важливий проміжний пункт.
Як це працює з прибутковістю проєктів? Наприклад, ми оцінили виконання проєкту Х з рентабельністю по валовому прибутку в 10%. Проєкт виконується 10 місяців. Як нам зрозуміти в кожен місяць проєкту, що ми не відхиляємося від цілі? Якими мають бути показники КРІ прибутковості проєкту щомісячно? Якщо ми будемо вимірювати рентабельність по валовому прибутку кожної виконаної протягом місяця частини проєкту, чи має вона складати 10%? Чи свідчить відхилення від 10% рентабельності про негаразди в проєкті?
Ні, все складніше.
В даному випадку, все залежить від технології виконання робіт у часі, від націнки на різних видах витрат проєкту, від стадії життєвого циклу проєкту. Так, в перший та останній місяць реалізації проєкту, доля загальновиробничих витрат в проєкті буде вища, на різних етапах робіт рентабельність буде коливатися. І для того, щоб розуміти реальну рентабельність та її відхилення від планової, потрібно розкласти доходи та витрати по проєкту в часі. Тобто, скласти бюджет P&L проєкту.
І якщо планова (бюджетна) рентабельність проєкту в перші місяці має складати 6%, потім на наступних етапах робіт вона має складати 12-14%, потім – 10%, і наприкінці проєкту – знову 6-5%.
Те саме стосується і різних типів проєктів. На одному типі проєкту планова рентабельність може складати 12%, на іншому – 10%, на деяких – 7-8%. А вцілому по портфелю – 10%.
Саме процес бюджетування допомагає в компаніях розрахувати реальні цільові KPI та проміжні KPI в періоді, на шляху досягнення цілі. Вимірювання прогресу в досягненні цілі також можливе лише за допомогою бюджетування.
Отже, підведемо підсумки.
Якщо Ви бажаєте розуміти реальний стан бізнесу та динаміку його розвитку, використовуйте систему KPI.
І для цього зробіть наступні послідовні кроки:
- Сформуйте цілі компанії – стратегічні та тактичні;
- Оцифруйте ці цілі за допомогою KPI;
- Визначте KPI, що дозволять вимірювати прогрес досягнення цілі;
- Сформуйте бюджет компанії – оцифрований план для досягнення оцифрованих цілей з врахування ефективного використання доступних ресурсів;
- Отримайте проміжні KPI з бюджету для відстежування шляху досягнення цілей бізнесу;
- Виведіть основні KPI на управлінські Дашборди (панель управління бізнесом);
- Досягайте цілей бізнесу і контролюйте ефективність їх реалізації.
Насправді, всі ці кроки є складовими частинами працюючої системи бюджетування в компанії.
Як же побудувати та впровадити систему бюджетування в компаніях будівельної галузі? Як зробити так, щоб ця система дійсно допомагала ефективно досягати цілей бізнесу?
Щоб допомогти компаніям в будівництві знайти відповіді на ці питання та отримати необхідні навички, ми розробили навчальну програму БУДЕ.
Бюджетуй. Управляй. Досягай Ефективності. Приєднуйтесь до нас на навчання! Реєстрація за посиланням.
